Kva er personopplysningar

Ein personopplysning er ein kvar opplysning om privatpersonar som er identifisert eller som kan identifiserast. Identifikasjon av einskildperson kan vere namn, fødselsnummer, IP-adresse eller fingeravtrykk. Er opplysningane anonyme, det vil seie at dei ikkje kan knytast til ein bestemt person, er det ikkje personopplysningar.

Andre døme på personopplysningar er kallenamn, alder, fødselsdato, fødestad, kjønn, høgde, vekt, augefarge, foto, familieforhold og sivil status. Også utdanning, seksuelle forhold, domfelling for straffbare forhold og medlemskap i fagforeining vert rekna som personopplysningar. Fleire døme er noverande og tidlegare arbeidsstadar, formue, gjeld, inntekt, bilnummer og kjøps, og betalingshistorikk. Formelle forhold som adresse, passnummer, personnummer, statsborgarskap, e-postadresse og telefonnummer er og personopplysningar.

Vurderingar som er gjort om ein person er og personopplysningar.

Korleis hentar vi inn personopplysningar om deg

  • Frå deg sjølv, når du kontaktar oss, eller søkjer om/brukar ei teneste
  • Frå eigne tilsette, td elevvurdering, diagnose frå lege
  • Frå andre instansar. I nokre tilfelle krev dette at du samtykkjer i at vi kan hente inn opplysningane, i andre tilfelle er det lovheimel for at vi kan gjere det utan. Du skal verte informert om at vi gjer det

Kva brukar vi personopplysningane til

Vi treng opplysningar om deg for å kunne behandle sakene dine på rett måte, og for å kunne gi deg tenestene du har rett på eller ynskjer frå kommunen.
Klikk her for meir detaljar om kva vi brukar personopplysningane til...

Informasjonskapslar

Når du brukar nettstaden forde.kommune.no vil det bli lagra enkelte opplysningar på datamaskina di eller mobiltelefonen i små tekstfiler, kalt informasjonskapslar (engelsk: "cookies"). 

Informasjonskapslar vert blant anna brukt til å gi brukarane tilgang til ulike funksjonar på nettstaden og er ein vanleg metode for å logge kva sider brukarane besøker. Opplysningane vert brukte for å betre brukaropplevinga.  

Lagring og behandling av desse opplysningane er ikkje lovleg med mindre du er informert om, og har gitt samtykke til, kva opplysningar som vert behandla, kva som er føremålet med denne behandlinga og kven som behandlar opplysningane, jf. ekomlova § 2-7b.

Ved å gå inn og hente informasjon og/eller bruke tenester på våre nettsider, samtykker du i at det vert sett informajsonskapslar i nettlesaren din – i og med at dei fleste nettlesarar er innstilt slik at dei automatisk aksepterar cookies. 

Informasjon om informasjonskapslane vert vist på botnen av nettstaden i ei melding. Du kan velje å ikkje syne denne meldinga neste gong du besøker nettstaden.

For meir informasjon, sjå nettvett.no: Slik administrerer du bruken av administrasjonskapslar (cookies).

Bruk av søkefelt på nettsidene

Gulen kommune lagrar informasjon om søkeord som du skriv inn i søkefeltet på nettsidene. Formålet med lagringa er å gjere informasjonstilbodet vårt betre. Det er berre søkeordet som vert lagra og dei kan ikkje knytast til andre opplysningar om deg, som til dømes IP-adresse.

Nettstatistikk

Gulen kommune samlar inn anonymiserte opplysningar om dei som besøker nettsidene våre. Formålet er å utarbeide statistikk som vi brukar til å betre og vidareutvikle informasjonstilbodet. Døme på slike opplysningar er kor mange som har besøkt ulike sider, kor lenge besøket varte, kva nettsider brukarane kom ifrå og kva nettlesarar som var nytta.

Opplysningane vert handsama i anonymisert og aggregert form slik at vi ikkje kan spore opplysningane tilbake til den einskilde brukar. Vi nyttar analyseverktøyet Google Analytics i statistikkarbeidet.

Sakshandsaming og arkiv

Gulen kommune nyttar eit sak- og arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokument. Sak- og arkivsystemet følgjer den offentlege standarden NOARK. I tillegg brukar vi andre fagsystem i dei andre tenestene som ikkje følgjer NOARK.

Det vert registrert ulike typar personopplysningar i sak- og arkivsystemet og andre fagsystem. Gulen kommune har fullstendig oversikt over kva opplysningar som vert samla inn. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i samsvar med reglane i arkivlov, helseregisterlov og andre aktuelle lover.

Som ein del av den pålagde sakshandsaminga hentar og utleverer Gulen kommune i nokre tilfelle opplysningar frå andre institusjonar på eige initiativ etter lovheimel.

Ved krav om innsyn vert personopplysningane utlevert i samsvar med personopplysningslova, helselovene offentleglova og forvaltningslova og andre særlover. Det er utarbeida tryggleikstiltak og rutinar for system som inneheld personopplysningar, og særlege tiltak for dei systema som inneheld sensitive personopplysningar.

Gulen kommune gjer dei offentlege journalane sine tilgjengeleg for ålmenta på heimesida. Ein journal er systematisk og fortløpande registrering av inngåande og utgåande dokument som vert registerert i sak- og arkivsystemet. I offentlegheitslova § 7. jf §6 fjerde ledd er det spesifisert ein del opplysningar som ikkje skal leggjast ut i ein offentleg journal. Det er berre opplysningar som vert journalført i sak- og arkivsystemet som er tilgjengeleg i offentleg journal, og ikkje journalføringar i andre fagsystem.

E-post og telefon

Gulen kommune nyttar e-post og telefon som ein del av det daglege arbeidet for å oppfylle kommunen sine lovpålagde oppgåver. Eventuelle personopplysningar som kjem fram i samtalar over telefon eller på e-post vil kunne verte journalført. Desse opplysningane vert i så fall handsama som omtala over («sakshandsaming og arkiv»)

Den einskile sakshandsamar er ansvarleg for å sjølv slette meldingar som ikkje er nødvendige, og minst kvart år gå gjennom og slette innhald som ikkje er nødvendig i e-postboksen. Om tilsette sluttar i jobben vert e-postkontoen sletta, men einskilde e-postar som framleis er relevant for sakshandsaminga kan verte overførte til rett lagringsplass.

Det vert ikkje sendt sensitive personopplysningar på e-post. Om ein likevel får e-post med sensitive personopplysningar vert e-posten ikkje sendt vidare, men vert teken ut av e-postsystemet og journalført på vanleg måte.

Vi vil gjere deg merksam på at vanleg e-post ikkje er kryptert. Vi oppmodar deg derfor til å aldri sende teiepliktige, sensitive eller andre fortrulege opplysningar på e-post.

Telefonsamtalar (telefonnummer frå og til, samt tidspunkt) vert logga i telefonsystemet vårt. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. I tillegg vert loggen brukt som grunnlag for statistikk, til dømes for å finne døgn- eller årstidstoppane på telefonkontakt. Loggane vert sletta etter eit år. I tillegg har dei tilsette oversikt over dei siste samtalane på telefonane sine.

Elektroniske skjema

Gulen kommune har eit sett med elektroniske skjema som er tilgjengeleg frå nettsidene. Skjemaløysinga vert drifta av ein ekstern leverandør og vi har databehandlaravtale med denne. Skjema vert overført kryptert til sak- og arkivsystemet vårt.

Opplysningar om tilsette

Gulen kommune behandlar personopplysningar om dei tilsette i kommunen for å kunne administrere løn og arbeidsgivaransvar i tråd med personopplysningslova §8 første ledd og §8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det vert registrert naudsynte opplysningar for å kunne betale ut løn, grunndata, lønsnivå, tidsregistrering, skatteprosent og skattekommune og medlemskap i fagforeining, refusjonar og sjukefråvær. Opplysningar om namn, stilling og arbeidsområde vert rekna som offentlege opplysningar og kan verte publisert på heimesida.

Personalmapper vert lagra i sak- og arkivsystemet.

Logging i IKT-system

Gulen kommune har vanlege sikkerheitsloggar i IKT-systema/fagsystema sine. Det er dei tilsette sin bruk av systema som vert registerert. Det vert ikkje gjeve meir informasjon om dette på grunn av tryggleiken til IKT systema våre.

Det rettslege grunnlaget for desse loggane finn vi i personopplysningslova §§ 2-8 og 2-14, og personopplysningslova § 8 f), for å ta vare på verksemda si sikring av andre informasjonsverdiar enn personopplysningar.

Innsyn og rettar

Alle som spør har rett til grunnleggande informasjon om behandlinga av personopplysningar i ei verksemd etter personopplysningslova si § 18 1. ledd. Gulen kommune vil sende ut oversikt over behandlingar innanfor dei ulike tenesteområda ved førespurnad.

Dei som er registrert i eit av Gulen kommune sine IKT-system, har rett til innsyn i eigne opplysningar. Vedkommande har og rett til å be om at urette, ufullstendige eller opplysningar som Gulen kommune ikkje har lov til å handsame, vert retta, sletta eller supplert. Krav frå den registrerte skal verte svara på utan kostnad og seinast innan 30 dagar. Du kan be om innsyn ved å nytte eige elektronisk skjema eller ved å kontakte kommunen.
Klikk her for skjema for innsyn...

Kontaktinformasjon

Personvernombod

Gulen kommune har personvernombod i samarbeid med kommunane i SYS. Du kan kontakte personvernombodet om du treng hjelp eller det er noko du lurar på angåande kommunen sin lagring av personopplysningar eller personvern.

Personvernombod for kommunane i SYS er Carl Nyborg-Christensen. Kontaktinformasjon til personvernombodet er:
Epost: personvernombod@sysikt.no
Telefon: 95 20 10 04
Klikk her for å lese meir om personvernombodet for SYS-kommunane

Sentrale lover

  • Personopplysningslova regulerer kommunen sin behandling av personopplysningar.
  • Offentleglova med forskrifter inneheld reglar for når eit dokument er offentleg tilgjengeleg, og når eit dokument skal unntakas offentlegheita. Xxxx kommune praktiserer meiroffentlegheit. Det vil seie at kommunen så langt det er mogleg vel at dokument skal vere offentleg. Dokument som er offentlege er tilgjengeleg i postjournal på heimesida.
  • Forvaltningslova inneheld saksbehandlingsreglar for korleis saken din vert handsama. Som part i saken har du særskilde rettar, blant anna om innsyn i saken sine dokument.
  • Arkivlova gir reglar for korleis arkivskapar skal handsame og oppbevare saksdokument, og reglar for avlevering til arkivinstitusjon.
  • Helseregisterlova inneheld reglar om korleis helseopplysningar skal behandlast, dette omfattar korleis dei vert sikra, kven som har tilgang og om dei kan utleverast til andre.
  • Særlover